Tips Menjawab Telepon

Ketrampilan menjawab telepon sangat penting untuk bisnis. Saat ini telepon masih berperan sebagai kontak utama dengan pelanggan. Cara menjawab telepon akan membentuk kesan pertama terhadap bisnis Anda.

Tips berikut ini memastikan kesuksesan bisnis melalui telepon.

1. Angkat telepon secepatnya, sebelum dering ketiga.
2. Bersikap hangat dan antusias. Suara Anda mencerminka kesan bisnis Anda.
3. Sambut penelepon dengan sopan, perkenalkan diri dan organisasi Anda. Misalnya, "Selamat pagi Jilbab Meidiani.. Ini Susan, bisa saya bantu?" Sehingga penelepon tidak harus bertanya-tanya lagi.
4. Berkata- kata dgn jelas, volume suara sedang, dan berbicara agak lambat, sehingga penelepon bisa mengerti dengan mudah.
5. Kontrol penggunaan bahasa. Jangan gunakan jargon. Daripada berkata, "OK", atau "Tidak masalah", misalnya, katakan "Tentu", "Baik". Hilangkan kebiasaan menggumam seperti "eh", "eeee...",  "ya", "mmm... ", atau frasa seperti "kalau misalnya" atau "ya kan?"
6. Gunakan suara dan kosa kata positif. Contoh, daripada berkata, "Saya tidak tahu", katakanlah, "Saya akan mencari tahu."
7. Catat pesan secara lengkap dan akurat. Jika ada sesuatu yang tidak dimengerti atau sulit mengejanya, seperti nama seseorang, minta penelepon untuk mengulang atau mengejanya. Pastikan pesan tersebut sampai ke penerima yang dituju.

8. Balas semua panggilan hari itu juga. Ini sangat penting. Semakin cepat membalas telepon, semakin cepat mendapatkan kontrak, penjualan, dan semakin cepat menyelesaikan masalah ... dan memperkuat kesan baik perusahaan Anda.
9. Selalu minta ijin ketika Anda akan meng 'hold' telepon. Penelepon dalma posisi 'hold' harus disapa setiap 30 sampai 45 detik. Menawarkan pilihan jika mungkin, seperti "Ibu Meidiani masih sibuk. Apakah ingin menunggu atau saya hubungi Anda kembali?"
10. Jangan gunakan speaker kecuali benar-benar diperlukan. Speaker mengesankan Anda tidak sepenuhnya berkonsentrasi pada penelepon, dan membuatnya berpikir bahwa teleponnya tidak pribadi. Gunakan speaker phone ketika Anda membutuhkan lebih dari satu orang pada percakapan telepon.
11. Jika Anda menggunakan mesin penjawab, pastikan bahwa pesan dicatat lengkap, lakukan tip # 3, dan berikan penelepon informasi terkait lainnya, sebelum mencatat pesan mereka. Update pesan mesin penjawab seperlunya. Contoh, jika kantor Anda sedang libur, update pesan Anda dengan mengatakan kapan kantor  akan buka kembali.
12. Latihlah orang lain yang menjawab telepon untuk menjawab dengan cara yang sama, termasuk anggota keluarga, jika Anda menjalankan bisnis rumahan. Periksa bagaimana telepon Anda dijawab dengan menelepon dan mengecek apakah respons dilakukan secara profesional. Jika tidak, beri daftar tips ini pada mereka.